眼看年关将至，一年一度的企业大活动——年会就开始紧张筹备了。如何把年会活动组织圆满，做的漂亮，这是每一个公司HR都十分头疼的事情。我们根据自身的经验，总结了一篇关于组织活动的经验文章，以供参考。

组织过活动的人都清楚，企业单位办一场活动需要大量的财力、物力、人力的输出，经常在举办活动期间会遇到很多提前没有计划到的问题，怕时间紧急、流程出错、预算不够、活动效果不好、甚至在活动现场出现让自己措手不及的事件发生，那该如果避免这些问题呢？

我们就从活动执行流程上，一步步分析一下：

一、场地布置

二、活动彩排

三、活动管理

四、费用清单

五、活动总结

一、场地布置

俗话说得好“万事开头”， 公关活动难就难在选场地和场地布置上面，那么该如何学会和场地方沟通呢，首先要做好场地前期的考察和确认工作；

1）确定公关活动的布置时间（有些酒店只允许夜间施工）；

2）确定进场路线、例如，停车区域，卸货区域、是否有货梯。（特别是能通过物料的体积大小，万一准备的道具临时发现进不了门，麻烦就大了）；

3）确定活动用电量、开关闸的位置（预留好电缆长度及地线槽）；

4）确定客梯、楼梯、安全出口的位置（以备设计导视牌）；

5）确定特邀嘉宾的座位席以及休息室；

6）确定嘉宾签到台、展示区的位置；

7）确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式；

8）确定嘉宾走动区域、茶歇位置等；

9）确定现场是否有网络以及覆盖情况；

10）确定现场灯光位置；

11）确定空调温度、讲台位置和高度；

12）确定停车场位置和数量；

13）确定活动现场的总面积以及各区域面积；

根据现场的场地和活动要求，如有必要可以画出平面图纸。然后根据图纸罗列出详细物料清单，交给各相关部门签字确认。

其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对，有些物料是需要时间定制，规定一个活动前2-3天所有物料尽量到期，以便万一临时发现物料短缺，有补救时间。

1）仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间；

2）查看喷绘制作的质量，及时补救，如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等；

3）核查现场使用的材料是否真实；

4）工程预期是否按预期施工；

5）施工人员是否全部到位，对接施工负责人；

6）高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片方可进场；

7）制作施工物料清单进度表，是否按期完成并确认返工的时间差；

8）现场可以多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的，一些辅助小工具尽量多带；

接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况；

1）运输现场物料的通道入口以及货梯的位置；

2）定好舞台、主背景板位置，测量前后的间距；

3）签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放；

4）活动指示牌、活动展架以及横幅的位置；

5）控制台、灯架以及音响及视频设备的位置；

6）现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗； 

当所有的硬件物料全部到位后，要参照设计方案和物料清单，仔细核对一遍，有必要的话，可以请相关使用人员，对物料进行确认，实际操作演示，以达到使用效果。

另外，硬件ok之后，接下来就是软件东西了，例如：

1）音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐；

2）接收主办方提供的客户资料，如：礼品袋、资料等等；

3）将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配；

4）检查活动当中所需的道具；

5）所有物料的画面、摆放位置是否正确；

6）嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方；

7）检查出问题应及时纠正；

二、活动彩排

1）首先确认所有的彩排人员是否全部到位；

2）确认舞美灯光、音响设备是否调试到位；

3）确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间，活动前需要进行面对面沟通；

4）确定VIP嘉宾名单无误；如有改动及时和主持人沟通到位；

5）确认演讲台上的桌花和摆放是否到位；

6）最后检查一下会场地面是否保持清洁；

活动彩排流程完成之后可以放松下，或者找个没人的地方稍微睡一会，接下来就是坐等活动开始啦！

三、活动管理

会前

1）安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节；

2）安排专门人员接待VIP嘉宾，（具体可以和客户沟通）；

3）安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花；

4）安排礼仪人员引导嘉宾入场就座；

会中

1）安排工作人员为嘉宾开门关门；

2）活动开始前，和所有工作人员提前五分钟进行确认；

3）灯光show走起、音乐走起，主持人上场；

4）会中各个环节应安排各工作人员把控，启动仪式需要礼仪协助；

5）安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影；

会后

1）VIP嘉宾离场时，安排专门按电梯或者有专车接送；

2）嘉宾全部离开场地之后，就开始撤展，并嘱咐施工人员注意安全；

3）与场地方进行场地费用结算，以及其他产生的费用；

4）提醒客户余下的资料是否要打包带走；

5）最后带回自家的物资，并检查是否有遗留之物；

四、费用清单

每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单，一般会后的费用清单包括以下三种；

1）活动尾款催收；

2）演艺人员费用；

3）物料制作费用；

为了做到活动成本的精准度，尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中，你会发现有很多意外产生的费用都要纳入到成本中，要注意不断更新成本表，根据变化增减相关项目产出的费用。

五、活动总结

活动公司学会做会后总结很关键，并不是活动做完了就不管不问，而且需要收集一些活动后的客户反馈数据，为下次活动积累宝贵的经验，同样的错误决不能出现在下次活动身上。

1）收集活动的拍摄照片和视频；

2）提交客户满意度调查表，并抄送给上级领导；

3）媒体新闻通稿的收集。整理归档发给客户；

4）结算活动尾款费用；

5）针对此次活动进行活动总结；

根据墨菲定律“任何事都没有表面看起来那么简单，会出错的事总会出错，如果你担心某种情况发生，那么它就更有可能发生”,基于这点用于在公关活动当中是最好的活动执行警钟。

以上就是关于公关活动中执行层面的步骤和注意细节。希望对大家有所帮助。